Die Gästeliste ist die teuerste Liste der ganzen Hochzeit: Fast jeder große Posten — Catering, Getränke, Location, Sitzplan, Papeterie — hängt direkt an ihr. Ein Fehler von zehn Personen bewegt vierstellige Beträge.
Der häufigste Fehler ist, mit einer einzigen Zahl zu arbeiten. In Wirklichkeit gibt es mehrere: eingeladen, zugesagt, beim Abendessen, in der Party. Das Catering rechnet mit der dritten.
Die vier Zahlen, die ihr getrennt braucht
- Eingeladene Personen — die Basis für Papeterie und Porto.
- Zusagen inklusive Begleitungen — die Basis für die Location-Kapazität.
- Kopfzahl fürs Abendessen — die Basis für die Cateringrechnung, oft deutlich kleiner als die Zusagen.
- Gäste bei Kaffee oder Party — Menschen, die erst später dazukommen oder früher gehen.
Was pro Gast erfasst gehört
- Menüwunsch, inklusive vegetarisch und vegan — das Catering fragt danach, meist zwei Wochen vorher.
- Allergien und Unverträglichkeiten, wörtlich notiert statt als Häkchen.
- Begleitung: Name, wenn bekannt, sonst zumindest der Platz.
- Kinder mit Alter — Kinderteller und Hochstuhl hängen daran.
- Zu welchen Programmteilen die Person kommt.
Absagen realistisch einplanen
Bei Hochzeiten in Deutschland liegt die Absagequote je nach Gästekreis und Anreiseweg erfahrungsgemäß zwischen zehn und zwanzig Prozent. Wer knapp kalkuliert und keine Reserve einplant, hat am Ende halbleere Tische im Sitzplan.
Sinnvoll ist eine Warteliste statt einer Aufrundung: Wer absagt, macht Platz für jemanden, der ohnehin auf der Kippe stand. Das ist ehrlicher als eine zu große Erstliste.
Die Rückmeldefrist gehört deutlich vor die Frist des Caterings — mindestens drei Wochen Puffer, denn ein Teil der Gäste antwortet grundsätzlich erst nach der Erinnerung.
Die Gästeliste in der App führen
- 1
Gäste aus Kontakten holen
Statt 100 Namen zu tippen, direkt aus dem Adressbuch übernehmen.
- 2
Programmteile zuordnen
Trauung, Kaffee, Abendessen und Party getrennt — daraus entsteht die Kopfzahl.
- 3
Menü und Allergien erfassen
Beides steht am Gast und landet später in der Catering-Übersicht.
- 4
Catering-PDF erzeugen
Die Übersicht enthält genau die Zahlen, die das Catering abfragt.
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Häufige Fragen
Zählt eine Begleitung als eigener Platz?
Ja — im Sitzplan und in der Kopfzahl. Genau daran scheitern selbstgebaute Tabellen am häufigsten.
Können wir beide gleichzeitig an der Gästeliste arbeiten?
Ja. Änderungen erscheinen sofort auf beiden Handys, ohne dass ihr Listen abgleichen müsst.